معرفی و مقایسه کاربردهای Excel، Access، Power BI

قضیه چیه؟

اینکه شما بخواهید با اکسل همه کاری را انجام دهید هم خوب است هم بد! «خوب» چون اکسل واقعاً قدرتمند است و شما با تکنیک و ترفندها می‌توانید کلی کار باهاش انجام بدید بدون نیاز به اینکه برنامه جدیدی را یاد بگیرید و «بد» به این دلیل که همین عامل باعث میشه کیفیت خیلی از کارهای شما در حد پایین و بزن در رو بماند و برای ایجاد آن عذاب و زحمت فراوانی هم بکشید، در صورتی که می‌توانید به راحتی با یک برنامه دیگر سریع‌تر، بهتر و جذاب‌تر آن کار را انجام بدهید.

در ادامه با چند مثال سعی می‌کنیم کاربردها و تفاوت‌های سه برنامه اکسل، اکسس و پاور بی‌آی را باهم بررسی کنیم.

معرفی اکسل Excel

بله می‌دانم همه شما اکسل را می‌شناسید برای همین باهم فقط یک مرور کوچک می‌کنیم. اکسل یک برنامه محاسباتی (تجزیه و تحلیل) است. یعنی شما اطلاعاتی را در اختیار دارید (یک جدول، یک شیت یا هر چیزی) و می‌خواهید مثلاً از آن گزارش بگیرید (عددی، نموداری)، یا مرتب‌سازی و فیلتر کنید یا داده‌ها را باهم ترکیب یا تفکیک کنید و یا تغییری روی آنها اعمال کنید یا هر نوع خروجی که می‌توانید تصور کنید را از آن دریافت کنید، اکسل بهترین مورد است!

خلاصه بگم، یک سری داده به شما می‌دهند و می‌گویند فلان کار را انجام بده، فلان چیز را بررسی کن، فلان تغییر را بده یا فلان سؤال ما را جواب بده، محال است با اکسل نتوانی!

اکسل ابزارها و مخصوصاً فرمول‌های زیاد و قوی‌ای دارد که با فرمول نویسی ترکیبی و این ابزارها حدوداً هر نوع خروجی و گزارشی را از هر نوع داده ورودی می‌توانید تهیه کنید.

فقط یک مثال

فرض کنید لیست هزینه‌ها و فروش خود را دارید، می‌خواهید ببینید هر ماه چقدر هزینه/درآمد داشتید، بیشترین هزینه‌هایتان مربوط به چیست (گزارش‌های عددی و نموداری)، لیست هزینه‌های یک ماه خاص را ببینید یا خریدهای یک شهر یا مشتری رو بررسی کنید (فیلتر کنید)، آدرس مشتریان که به صورت، استان، شهر و آدرس دقیق هست (در یک سلول) را تفکیک کنید (تفکیک اطلاعات) تا بتونید ببینید به کدام استان فروش بیشتری دارید (فیلتر و گزارش)، نام و نام خانوادگی را به هم بچسبانید و در تمپلیت پیامک تخفیف خود قرار دهید و به هرکس پیامک شخصی بفرستید (ترکیب اطلاعات) و غیره

معرفی اکسس Access

خب الآن تازه می‌خواهیم این مقاله را شروع کنیم. اکسس چیست؟! بگزارید این‌جوری بگم، شما بجای اکسس از اکسل استفاده می‌کنید و این اشتباه است!

شما وقتی می‌خواهید روی اطلاعاتی تجزیه و تحلیل کنید (کاری که اکسل می‌کند) اول باید آن داده را به‌دست بیاورید و ثبت کنید! خیلی از افراد این کار را در اکسل انجام می‌دهند و بزرگ‌ترین اشتباه همین است!

بگزارید با تعریف علمی اکسس شروع کنیم. اکسس یک برنامه پایگاه داده‌ای (Database)  است. اگر بخواهم غیرعلمی بگویم، وظیفه دریافت و ثبت اطلاعات به راحت‌ترین، مرتب‌ترین و کم خطاترین حالت را بر عهده دارد! ممکن است بگویید اطلاعات یعنی چی؟ یعنی همان چیزهایی که در اکسل به شما می‌دهند تا روی آن تجزیه و تحلیل کنید. (اینجا را خیلی خوب توضیح دادم نه؟)

شما با اکسس اطلاعات را دریافت و ثبت می‌کنید (با فرم‌های گرافیکی و مرتب)، یک سری گزارش‌ها و خروجی‌ها را خود اکسس به شما می‌دهد (کاملاً اتوماتیک و دینامیک)، باقی گزارش‌ها هم به شما خروجی اکسل می‌دهد تا بری و بیفتی بر جان داده‌ها!

یک مثال ساده

بیایید اکسلی طور توضیح بدم! با یک مثال ساده: شما می‌خواهید اطلاعات فروشتان را ثبت کنید. نام مشتری، نام کالا و آدرس مشتری 3 تا از مواردی هست که باید ثبت بشود (علاوه بر تاریخ، مبلغ و غیره)

اگر بخواهید در اکسل در یک شیت این اطلاعات را ثبت کنید چند مشکل دارید. مثلاً برای نام مشتری، هر بار باید تایپ کنید درسته؟ (اشتباه تایپی که الی ماشاالله) و هر بار هم آدرس فرد مذکور را باید بنویسی؟ هر بار باید از مشتری بپرسی یا بروی در سفارش‌های قبلی جست و جو کنی؟ از کجا می‌فهمی قبلاً هم سفارش داشته؟ هر بار اسمش را کامل و یکسان می‌گوید؟ اگر آدرسش تغییر کرد چی؟ چند جا را باید اصلاح کنی؟؟؟؟ و صدتا مشکل و خطای دیگه که فرصت توضیح نیست

راه‌حل: نام و مشخصات مشتری را می‌گزاریم در یک شیت، در یک شیت دیگر نام کالا و مشخصاتش و شیت سوم می‌شود فروش که می‌گوییم فلان مشتری (از شیت مشتری) فلان کالا (از شیت کالا) را در این تاریخ به این قیمت خرید! الآن همه چی درسته و داده‌ها منظم، یک‌بار ورود و به هم متصل است! آفرین.

پس اکسس چی شد؟ اکسس اینجا میاد یک قولنج گردنی می‌شکند و می‌گوید چطور می‌خواهی در ورود اطلاعات، این 3 تا شیت را به هم وصل کنی؟ که سریع اسم و مشخصات مشتری را پیدا کنی، سریع بفهمی قبلاً بوده یا نه و اگر نیست مشخصاتش را ثبت کنی، سریع کالا را پیدا کنی تا براش فروش ثبت کنی و غیره؟ و اینکه ساختار شیت اکسل برای ثبت اطلاعات، سریع و راحته؟ و از خطای ثبت اطلاعات نادرست و نصفه نیمه یا غلط جلوگیری می‌کند؟

اکسس ساخته شده برای اینکه چند جدول اطلاعاتی بسازی (مشتری، کالا، فروش و ...) آنها را سه سوت به هم وصل کنی (یک‌بار برای همیشه)، برای ورود اطلاعات فرم بسازی و گزارش‌های آماده و سریع! (مثل نرم‌افزارها و سایت‌ها)

 دیدی در سایت‌ها و نرم‌افزارها یک فرم گرافیکی دارند: عنوان هر فیلد، نوع هر فیلد (متنی، عددی یا لیست کشویی یا ...)، بعضی اطلاعات را اتوماتیک از جداول و اطلاعات قبلی می‌آورند،  اطلاعات را قبل ثبت فرم بررسی می‌کنند که درست باشند و با سایر اطلاعات موجود، قبل از ثبت، چک می‌کنند و غیره؟؟؟ یا مثلاً یک گزارش می‌سازی «فروش مشتری»، اسم مشتری را از یک لیست کشویی که اتوماتیک از جدول مشتری‌ها می‌خواند، انتخاب می‌کنی و لیست فروشش رو می‌آورد (از جدول فروش). اسم کالا هم از جدول کالا و سایر مشخصات مشتری هم از جدول مشتری، سه سوت، گرافیکی، منظم، عالی و مهم‌تر از همه بدون خطا!!!

خب دیگه خیلی توضیح دادم در مورد اکسس، باید قضیه را گرفته باشی. شما حتی اگر دفترچه تلفن هم بخواهی بسازی یا فقط اسم مشتری هات یا هر چیزی و نیاز داری به صورت مرتب و راحت اطلاعات بهش اضافه کنی، حتماً سر به اکسس بزن!

پاور بی‌آی PowerBI

توضیح برنامه پاور بی‌آی خیلی ساده‌تر هست! خیلی. احتمالاً با اصطلاح داشبورد یا داشبورد سازی در اکسل برخورد کرده‌اید.

اگر نمی‌دانید که داشبورد چیه: فرض کنید یک سری اطلاعات دارید که به صورت پیوسته و یا دوره‌ای بروز و اضافه می‌شوند و شما یک سری گزارش ثابت به صورت عددی و گرافیکی می‌خواهید و می‌خواهید یک سری فیلتر مثل بازه تاریخ، دسته‌بندی و غیره هم باشه که سریع انتخاب کنید و تمام گزارش (نمودار و اعداد) را با آن فیلتر (داده‌های مربوط به آن بازه تاریخی، دسته و ...) ملاحظه کنید و روندها را سه سوت ببینید. همشون توی یک صفحه، کنار هم، مرتب، منظم و مدیریتی پسند. به این می‌گویند داشبورد (لینک‌های آخر مقاله را لطفاً ملاحظه کنید)

اگر شما با داشبورد آشنا هستید و در گوگل جست‌وجو کنید با نتایج «داشبورد سازی در اکسل» مواجه می‌شوید. بله این درسته که با اکسل میشه داشبورد ساخت (البته کمی سختی دارد، تکنیک و فرمول نویسی پیشرفته می‌خواهد) ولی برای سال‌ها اکسل وظیفه داشبورد سازی را بر عهده داشت. اما از سال 2015 مایکروسافت زحمت کشید و پاور بی‌آی را عرضه کرد و گفت دیگه داشبورد سازی بر عهده این نرم‌افزار! ساده‌تر هست، کلی امکانات بیشتر دارد، به اکسل، اکسس و سایر برنامه‌ها جهت دریافت داده اولیه وصل میشه و نمودارهای تعاملی با گرافیک بهتر و قوی‌تر و راحت‌تر بهتون می‌دهد! هم آفلاین هم می‌توانید آنلاین به اشتراک بگزارید.

پس، از این به بعد دیگه با داشبورد سازی در اکسل خداحافظی کنید و بروید سراغ پاور بی‌آی. بله می‌دانم قبلاً با قاطر و الاغ بین شهرها مسافرت می‌کردن ولی الآن که خودروها اختراع شدن، مسافرت با قاطر و الاغ کمی قدیمی هست!

و اگر بخواهم در مورد مزایای پاور بی‌آی بهتون بگم باید بگم با کلمات نمیشه توصیف کرد. مثل اینکه بگم لندکروزر سیستم تعلیق و راحتی و امنیت بهتری نسبت به 206 دارد! تا ننشینی داخل خودروی لندکروزر، این تفاوت رو درک نخواهی کرد!

به عنوان چند مثال می‌توانید این داشبوردهای ساخته شده با پاور بی‌آی را ملاحظه کنید. (روی میله نمودارها بزنید، روی ردیف جداول کلیک کنید، لیست‌های کشویی را تغییر بدهید و غیره، خلاصه کلی بازی کنید 😊)

 (در صورت وجود مشکل در باز کردن لینک یا پایین بودن سرعت نمودارها از نرم‌افزارهای رفع اختلال اینترنت استفاده کنید)

نمونه داشبورد - شماره 1

نمونه داشبورد - شماره 2

نمونه داشبورد - شماره 3

نمونه داشبورد - شماره 4

نمونه داشبورد - شماره 5

تمام!